Contar con un correcto y confiable presupuesto es fundamental para cualquier organización, y en particular para aquella sin fines de lucro, que requiere de recursos para la realización de sus objetivos. El presupuesto le permitirá una administración eficaz y el cumplimiento adecuado de los programas de trabajo preestablecidos. Una situación de indisposición financiera, asi sea temporal o permanente, afectaran negativamente tanto la imagen y la reputación de la organización y de sus dirigentes, a la vez que le impedirá el acceso a fondos públicos y donaciones privadas.
Alcance
El presupuesto debe contener las características y parámetros correspondientes a la organización y a sus distintos procesos y actividades, en cuanto a su naturaleza, oportunidad, objetivos y alcances.
Planificación
Se recomienda comenzar la planificación del presupuesto uno o dos meses previos al comienzo del año fiscal de la organización (por lo general – diciembre)[1]. Se tendrán en cuenta los distintas metas y objetivos de cada uno de los departamentos y/o actividades y de la organización como tal.
La planificación será de un año (12 meses) como mínimo. Es sumamente aconsejable una proyección futura que vaya más allá de ese primer año, hasta 3 o 5 años adelante, en función de los parámetros que sean elegibles para la organización.
Técnicamente se aconseja que los distintos rubros del presupuesto sean paralelos a los rubros ya existentes en el plan de cuentas contables de la organización y abrir cuentas acordes nuevas en el caso de nuevos rubros. Esto facilitara sobremanera la tarea de supervisión, dando pautas exactas en la realización del presupuesto.
Preparación
CEO, CFO, miembros de la junta directiva, directores de departamentos y procesos, personal directo, deben participar en cada fase del proceso presupuestario, cada uno en el rubro bajo su responsabilidad[2].
Primer paso: determinación de metas y objetivos
El primer paso será la revisión de programas y objetivos asi como el análisis de los logros conseguidos y de las fallas cometidas en el pasado año fiscal. Incluye, entre otras cosas, la comparación de las cifras reales en este ejercicio contra el presupuesto original, asi como las metas conseguidas[3]. Esta es una tarea que debe ser llevada adelante y valorada por los órganos directivos de la organización, juntamente con el equipo técnico/contable de la misma.
Segundo paso: construcción
Se estimarán los costos requeridos para alcanzar los objetivos establecidos, en todos los rubros necesarios, incluyendo mano de obra y personal, insumos directos y demás. Se tendrá como referencia la experiencia financiera, presupuestal y contractual de los últimos años, sobre todo en el último ejercicio.
Se preparará un presupuesto de ingresos, valido para financiar el presupuesto de gastos de acuerdo con lo anterior. Se tomarán en cuenta contratos firmados y continuantes, proyecciones de recaudación y contratos futuros. Es legítimo condicionar proyectos y actividades en función de conseguir el financiamiento adecuado, como por ejemplo un proyecto de edificación que depende de un monto a recibir por concepto de donación.
En forma general, no es aconsejable preparar presupuestos deficitarios, Excepciones a este pueden ser el uso de excedentes presupuestarios de ejercicios anteriores, o la planificación de actividades deficitarias a corto plazo que pueden ser financiadas en ejercicios posteriores con flujo de fondos seguro.
Tercer paso: revisión
El presupuesto debe contener los principales rubros de cuentas de ingresos (donaciones, subvenciones, participaciones, contratos, etc) y de gastos (actividades, proyectos, gastos generales y administración).
Se aconseja determinar un factor de gastos impredecibles de antemano. tal que se asegure un continuo y adecuado funcionamiento de la organización en el correr del ejercicio.
Cuarto paso: aprobación
Terminado el presupuesto, este deberá ser aprobado por la junta directiva y por la asamblea de miembros de la organización. A partir de ahí, su uso es válido y obligatorio, en todo lo que sea referente a la dirección financiera de la organización. En este aspecto, es aconsejable determinar cada ingreso y sobre todo, cada gasto y egreso, de acuerdo con el rubro presupuestario aprobado.
Corrección de presupuesto
El presupuesto es una herramienta de trabajo utilizada en forma continua para medir el cumplimiento de las metas y objetivos planteados por la organización y sus órganos directivos. Puede haber desviaciones ocasionadas por fuentes de fondos que cambian o se cierran, por imprevistos o por gastos que crecen más allá de lo previsto. En estos casos deben ser tomadas por la junta directiva y la parte gerencial, las medias correctivas necesarias con la anticipación adecuada[4].
Revisión presupuestaria
De nada servirá esta herramienta si no es periódicamente revisada y comparada con la actividad misma realizada, tanto sea en tanto los ingresos como los gastos, de acuerdo con los distintos rubros y procesos de la organización. La revisión presupuestaria está bajo la órbita y responsabilidad de los órganos directivos de la organización.
La comparación será efectuada con los ingresos recibidos y los gastos incurridos, acumulados durante todo el periodo, contra los montos presupuestados a esa fecha. Serán identificadas las variaciones importantes. En casos relevantes será analizada e identificada la causa de la variación y llegado el caso, se establecerá un plan de acción correctivo o adaptativo.
[1] El año calendario responde a lo regulado a nivel nacional y fiscal. Puede ser un mes diferente, por ejemplo, en organizaciones educativas, en las cuales el año lectivo determina el año financiero y el presupuesto.
[2] En una economía de escasez, donde cada rubro determina y cada shekel es importante y es el que falta, habrá organizaciones que este proceso de preparación presupuestal desatara diferencias de conceptos e ideas que llevaran a discusiones sobre prioridades de cada una de las actividades, rubros o procesos. En estos casos es recomendable una base profesional capacitada para abarcar el espectro de opiniones y convenientemente representativa de los distintos sectores.
[3] Por ejemplo, referirse al número de personas que fueron beneficiadas por los distintos programas y actividades de la organización.
[4] Un ejemplo claro y vivo es el caso de corrección de presupuesto ocasionada por la pandemia Covid-19.