למרות שנדמה כי שעת השיא הינה מאחורינו, השינויים שנבעו מעבודה מרחוק בעקבות מגפת הקורונה עשויים להיות קבועים יותר ממה שחשבו בתחילה. העבודה מהבית הראתה יתרונות חשובים וייתכן שהיא תמשיך במלוא הקיטור גם לאחר דעיכה של המשבר. במקרים מסוימים, מסיבות אורגניות או כלכליות, החזרה למשרדים לא תהיה מלאה או שהיא לא תהיה תכופה מאוד ובכל מקרה, לא באותו אופן שהינו רגילים.
העבודה מהבית יותר ויותר נתפסת כאלטרנטיבה נוחה ויעילה ולא כצורך. נאמר רבות לגבי המציאות החדשה הזו ויש כמות לא מבוטלת של ספרות על ההיבטים השונים שיש לקחת בחשבון בעת הפעלת עבודה מרחוק. לוחות זמנים, סביבת עבודה, משאבים טכניים וכו ‘היו נושא למאמרים ומסמכים רבים ועדיין יש צורך לחזק את הידע שנרכש באמצעות ניסיון שנרכש.
התאמת שטח בבית כמשרד נעשתה באופן אינטואיטיבי ותוקנו שגיאות תוך כדי הליכה. למידת יישומים ותוכניות, במיוחד עבור ועידות וידאו, נהפכה למשימה קבועה. בדרך כלל הדבר נעשה ללא ליווי של מומחים בתחום. ולמרות שבדרך כלל אין צורך ללכת לאנשי IT (טכנולוגיית המידע), רצוי שאדם שמבצע עבודה מרחוק יכיר טוב את הציוד והתוכנות שמשתמש בהם ולהיות בעל האלמנטים והיכולת הדרושה לביצוע העבודה בסביבה נוחה ובטוחה.
להלן כמה שיקולים לגבי מה רצוי לחזור להתעקש:
מיגון ציוד וכבלים
באופן כללי, משרדים מווסתים זרם והתקנים להגנה על ציוד מחשבים ומדפסות מפני שינויים לא טיפוסיים במתח או שמתפקדים ככוח גיבוי כאשר אספקת החשמל נכשלת. לא כך המצב בבית. אמנם למחשבים ניידים יש סוללה לגיבוי אספקת החשמל שלהם, זה לא המקרה של המחשבים הנייחים. הפסקות חשמל הן תמיד בזמן לא מתאים ויכולות לגרום לאובדן מידע או להפסקה בתהליך קריטי. מכאן נובע הצורך במערכת חשמל ללא הפרעה – המכונה UPS, על פי ראשי התיבות שלה באנגלית Uninterrupted Power System. מערכת זאת מאפשרת אספקת חשמל במשך זמן מוגבל לכל המכשירים שמחוברים אליה. לפיכך, ניתן להפסיק פעילויות מסוימות ולאחסן קבצים באופן מבוקר, גם אם יש הפסקת חשמל.
כבלים שנראו דאגה קלה במשרד יכולים להיות דאגה מרכזית בבית. חוסר בכבלים למדפסת, למצלמת הווידאו או לטעינה של סוללת המחשב הנייד יכול להיות בעיה מכיוון שלא כל כך קל ללכת לחנות בזמנים מסוימים כדי לפתור את הבעיה.
מומלץ לבדוק את מצב הכבלים ואת פעולתם וכדאי אפילו שיהיו לך כמה כבלים (וסוללות) לגיבוי כדי למזער הפרעות הנגרמות כתוצאה מתקלה. הכבלים חייבים להתאים לתצורת הציוד ולהיות זמינים לשימוש. כמו כן, לוקח כמה דקות להבין בבירור כיצד הם מתחברים ומתנתקים.
למרות שברוב המחשבים יש מיקרופונים ומצלמות וידיאו מובנות, יש להעריך את איכותם ולשקול את נוחות השימוש במצלמות רשת חיצוניות וכן מיקרופונים מתאימים. פגישות עסקיות דורשות איכות שמע ווידאו טובה. אינטראקציות פנים אל פנים אלו הן המפתח לשמירה על קשרים חזקים עם חברי המשרד ועם הלקוחות.
חיבור לאינטרנט
גורם אחד שצריך לקחת בחשבון באופן מיוחד הוא חיבור לאינטרנט. נדרשת מהירות מספקת להעלאת והורדת מידע. ספק האינטרנט יכול להציע שירות מתאים, שיש להשתמש בו עם מודם ונתב איכותיים. מהירויות אינטרנט וציוד לשימוש ביתי עשויים שלא להספיק ולכן יתכן שיהיה צורך להשקיע ברמת שירות גבוהה יותר.
גורם נוסף שיש לקחת בחשבון הוא כיצד, מתי ועם מי משותף חיבור האינטרנט. כאשר ילדים בבית ואנשים אחרים עובדים ושכנים (רצויים או לא) משתמשים גם הם באותו קשר, ייתכן שיהיה זמן פיגור.
ככל האפשר, יהיה צורך להימנע מיותר מוועידת וידיאו אחת בו זמנית בבית. חיוני שכל המשתמשים איתם משותף החיבור משתפים כאשר יש להם ועידות וידאו חשובות, כדי לנסות להתאים את לוחות הזמנים עד כמה שניתן ובכך להימנע משימוש ברוחב הפס רב מדי. ניתן לשקול חיבור באמצעות כבל אתרנט (ולא רק דרך WIFI).
ניקוי שטח העבודה הדיגיטלי
לפעמים במחשב יש מספר גדול של תוכניות שמופעלות עם תחילת העבודה. ייתכן שרבים מהן אינן נחוצות. מסך המחשב, כמו שולחן עבודה פיזי, צריך להיות ברור. יש צורך להסיר את הסמלים שאינם נדרשים. בעת גלישה באינטרנט אין צורך לשמור על עשרות כרטיסיות דפדפן פתוחות.
כך גם לגבי קבצים המאוחסנים במחשב. יש לשמור על החומר היסודי לביצוע העבודה, לסווג אותם כראוי ולהפריד אותם מהתיקים האישיים. כמויות גדולות של קבצים נשמרות לרוב במשך שנים, ללא סיבה מיוחדת וללא סדר הגיוני. כדאי לנקות באגים במידע ולבטל את המיותר.
בטיחות ושמירת מידע
נפוצות ביותר בזמנים אלה הפריצות למחשבים ולמאגרי מידע, קל וחומר למחשבים האישיים הביתיים שבדרך כלל אינם מוגנים מספיק. יש לוודא כי בכניסה למחשבים ולקבצים הקשורים לעבודה, קיימות סיסמאות מתאימות והגנות נוספות כגון זיהוי כפול בכניסה וכו’.
במקרה זה, מומלץ ביותר לקבל ייעוץ מתאים לא רק לעבודה המשרדית אלא גם לכל יחידות הקצה המשתתפות בעבודה מרחוק.
לסיכום
השיקולים הקודמים אינם מרמזים על ידע מעמיק במחשב, אך הם הרגלים שימושיים המסייעים להפוך את העבודה לזריזה יותר, התורמת לפינוי זמן לאינטראקציה טובה יותר עם אנשים אחרים ובני אדם ועבור עצמנו. מה שהחל כמענה לצורך מידי, הפך לדרך עבודה חלופית או קבועה, המשנה, לא רק את דרכי העבודה שלנו אלא גם את דרכי התקשורת, המדידה וההערכה הרגילות שלנו.